UNIDAD 1

1.1  SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS GLOBALES ACTUALES.

Uno de los principales aspectos mencionados en el capítulo es el rol que desempeña los sistemas de información en los negocios actuales. Se menciona que las empresas de hoy en día utilizan los sistemas de información para transformarse en organizaciones más competitivas y eficientes, utilizando medios digitales para realizar prácticamente todos los procesos de negocios. Sin embargo, el autor enlista seguidamente que existen casos en los que la supervivencia dentro de una industria resulta difícil sin el uso extenso de tecnologías de información y es que como lo demuestran las estadísticas, solo en el año 2005 según el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), un 7.48 % de total de usuarios de internet realizaron compras por este medio; porcentaje de mercado que las empresas no pueden darse el lujo de descuidar.

Otro aspecto de suma importancia que se menciona en el capítulo, es lo relacionado con las tres dimensiones de los sistemas de información: administración, tecnología y organización.

Dentro de la dimensión de administración se enlistan aspectos como el liderazgo, las estrategias a implementar y el comportamiento administrativo. El elemento tecnológico por su parte, consta de hardware y software, tecnología de administración de base de datos (SABD), telecomunicaciones y conectividad de redes, incluyendo internet. La ultima pero no menos importante es la dimensión de organización, que entre otros abarca la jerarquía, los procesos de negocios y la cultura organizacional. Este último aspecto, según lo menciona un boletín publicado por la firma PricewaterhouseCooper, puede ser muy fácil de perder de vista con todas las presiones competitivas, los problemas diarios y la complejidad de manejar una organización.

Esta firma en mención alude que hoy en día los líderes de mayor éxito en los negocios son los que reconocen que la cultura organizacional es uno de los factores más críticos en una organización, aunque usualmente se subestima su impacto.

Esta dimensión cultural dentro del ambiente de sistemas de información, se puede convertir en un obstáculo para el desarrollo de nuevos mercados, la elección de armas competitivas y la implementación de nuevas tecnologías si no se analiza debidamente el sistema de valores, normas y comportamientos predominantes en una compañía, pues estos son la fuerza que llevan al personal a operar el negocio de la manera que lo hacen y, realizar un cambio en estos parámetros, requieren de mucho tacto y una estrategia que integre inversiones en activos complementarios que ayuden en la correcta implementación y desarrollo de los sistemas de información.

En relación con este mismo tema se puede concluir que sí la cultura organizacional de una empresa no está alineada con sus estrategias en materia de sistemas de información, la supervivencia de cualquier negocio puede estar en peligro.

Sistemas de Información y Tecnologías de Información en los Negocios Actuales:

En un mundo globalizado donde la evolución de la tecnología ya no se mide en un lapso de tiempo mayor que el día a día, las tecnologías de la información se han vuelto parte fundamental del crecimiento de las empresas.

Con la evolución de la tecnología informática las empresas han tenido que avanzar a una velocidad vertiginosa debido a que el estar a la vanguardia tecnológica se ha convertido en una necesidad y no en un lujo. En los últimos años la comunicación con nuestros clientes ha evolucionado el correo electrónico se ha vuelto indispensable, la telefonía ha evolucionado hasta el punto de poder realizar video llamadas de un continente al otro y poder charlar como si estuviéramos en una misma sala de juntas, los respaldos de información son cada vez más detallados y la comunicación minuto a minuto se ha realizado por las redes sociales, cuestiones que nunca imaginamos posibles.

1.2 Fundamentos de gestión de procesos de negocios (BPM)

El actual escenario económico y la gran competitividad en los negocios, demandan una mayor agilidad por parte de las empresas para afrontar los cambios.

Hoy en día muchas organizaciones buscan aumentar la eficiencia en la gestión de sus procesos de negocio para lograr mayor ventaja competitiva. Mediante la Gestión por Procesos se logra aprovechar el máximo rendimiento de las actividades que habitualmente se realizan en una organización.

El modelo de gestión por procesos está dirigido a sacarle el máximo rendimiento a los procesos de la organización, dotándoles de capacidad para reaccionar de manera autónoma a los cambios mediante la mejora continua y la flexibilidad de la arquitectura.

BPM es la solución tecnológica que, a través de un marco de trabajo fiable y robusto, permite articular este modelo de gestión dando respuesta a las necesidades de diseñar, controlar y medir los procesos.

Business Process Management, es la tecnología que permite diseñar, implementar, testear, simular, ejecutar y modificar los procesos de negocios de una organización, es un conjunto de acciones integrales, de circuito cerrado y procesos de gestión analítica, apoyada por la tecnología, que aborda todas las actividades de su empresa.

Así también BPM es un facilitador para las empresas tanto en la definición de objetivos estratégicos como en la medición y gestión del cumplimiento de esos objetivos.

Los procesos básicos de BPM incluyen la planificación financiera y operativa, la consolidación y presentación de informes, el modelado, análisis y seguimiento de indicadores claves de rendimiento relacionados con la estrategia organizacional mediante la aplicación de una metodología de BPM, su empresa logrará:

•          Reducción de costos.

•          Control Interno.

•          Mayores utilidades.

•          Ventajas competitivas.

•          Aumento de la Satisfacción de sus Clientes.

 La disciplina BPM tiene implicancia en 4 aspectos del negocio:

•          Estrategias.

•          Administración y Control.

•          Estructura Organizacional.

•          Cultura.

BPM es fundamental si se va a responder a los siguientes tipos de desafíos:

•          Mercado Competitivos.

•          Necesidad de procesos repetitivos y predecibles.

•          Consolidación de los datos.

•          Necesidad de indicadores no financieros.

•          Alineación de los empleados con los objetivos corporativos.

Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.

Un proceso de negocio representa una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden incluir, personas, aplicativos, eventos de negocio y organizaciones.

1.3 Análisis de los procesos de negocio en un sistema empresarial

Los sistemas empresariales de negocio brindan grandes oportunidades en la creación de ventajas competitivas que permiten optimizar relaciones y procesos con los clientes internos, externos y proveedores apoyando a la organización en la toma de decisiones generando de esta manera un cambio en la manera de competir e innovar en la empresa.

Para poder crear relaciones competitivas necesitamos tener un proceso eficaz de negocio en el cual se pueda, tener un conocimiento amplio de la información que se está brindando a los clientes y personas relacionadas en el sistema empresarial.

Según Laudon los procesos de negocios son flujos de trabajo concretos de material, información y conocimientos: conjuntos de actividades que permiten elaborar un producto o servicio valioso. También tienen que ver con las maneras particulares de las organizaciones de coordinar el trabajo, la información y el conocimiento y con las formas que la administración elige para coordinar el trabajo. El proceso de negocio resulta sumamente importante para la toma de decisiones pues coordina la información que se presenta en el proyecto general, la visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la organización, es una forma de comprender la compleja interacción entre acciones y personas distantes en el tiempo y el espacio.

Un proceso pasa por muchos cargos desde la estructuración de la información hasta la presentación final, es por ello que el proceso de negocio es importante en un sistema empresarial, pues todos los involucrados tiene acceso a la misma.

Para realizar un proceso de negocio exitoso debemos de cumplir con los siguientes requisitos:

  ü Actividad tiene sentido al interior del proceso y está asociada a un cargo específico. Individualmente es irrelevante para el cliente del proceso. No tiene un objetivo por sí misma. Por ejemplo: vender, cobrar, cotizar

  ü Tarea: La tarea es el desarrollo de la actividad en acciones muy específicas (poner en funcionamiento un equipo, ingresar cada dato de un documento, realizar una llamada telefónica) Generalmente están incluidas en los procedimientos.

  ü Procedimiento: Un procedimiento se aplica a las tareas o actividades y las documenta en detalle.

  ü Regla: La regla es parte de un reglamento interno

La ventaja que nos proporciona un proceso de negocio es extenso pues su objetivo principal es la satisfacción del usuario final y para ello lleva un proceso largo pero de acuerdo a reglas y normas.

La información que es tan clara y entendible pues como dice Bravo la gestión de procesos es una forma sistémica de identificar, comprender y aumentar el valor agregado de los procesos de la empresa para cumplir con la estrategia del negocio y elevar el nivel de satisfacción de los clientes.

1.4 – Alineación de los servicios de tecnologías de información con las políticas y objetivos estratégicos organizacionales.

La estrategia del servicio define directrices para el diseño, desarrollo e implementación de la gestión del servicio como un recurso estratégico. La estrategia del servicio es fundamental en el contexto de los procesos que se realizan en las otras fases del ciclo de vida del servicio en el ITIL la estrategia del servicio amplia el ámbito del marco de trabajo para ITIL. Lo primero que hay que considerar no es como se puede hacer algo, sino el motivo para hacerlo. Eso es lo más importante para las actividades del cliente

¿Qué es la estrategia?

El término “estrategia” procese del mundo militar, donde generalmente se define como la distribución y aplicación de recursos militares para cumplir los objetivos de un plan. En la gestión del servicio, la estrategia también debe mantener vinculado entre la política y las tácticas

Objetivo:

Se debe identificar a la competencia y competir con ella diferente de los demás y ofreciendo un mejor rendimiento ITIL menciona lo siguiente elementos básico para los proveedores de servicios.

Enfoque de mercado: Saber dónde y cómo competir

Capacidades distintivas: Crear activos distintivos y rentables, que sean apreciados por el negocio.

Estructura basada en el rendimiento: Posiciones organizativas factibles y medibles, como considerar que los servicios son un activo estratégico que se debe mejorar continuamente.

Las cuatro P de la estrategia

Perspectiva: Tener una visión y un enfoque claro

Posición: Adoptar una postura bien definida

Plan: Formarse una idea clara de cómo debe desarrollarse la organización

Patrón: Mantener la coherencia de decisiones y acciones

Misión y objetivos

El ciclo de vida requiere especialización y coordinación algo que es posible gracias a la retroalimentación y monitorización durante los distintos procesos del ciclo.

La estrategia del Servicio ayuda a las organizaciones a pensar y actuar de una manera estratégica

La estrategia se implementa mediante el uso activo estratégico

Para sobrevivir las organizaciones necesitan comprender como crean valor para si mismas y para el cliente. La misión de la fase de Estrategia del Servicio es desarrollar la capacidad necesaria para conseguir y mantener una ventaja estratégica. Los objetivos son:

· Definir objetivos estratégicos

· Determinar oportunidades de crecimiento

· Definir prioridades de inversión

· Definir resultados y aprender de ellos

· Crear activos estratégicos

· Identificar a la competencia

· Desarrollar planes que garanticen el predominio a la competencia futura

El desarrollo y aplicación de la estrategia del servicio requiere una revisión constante, como en todos los demás componentes del ciclo. Si la estrategia es eficaz los esfuerzos que se realicen en todas las demás fases del ciclo de vida se verán coronados con el éxito

Estructura del servicio

La creación del valor es un proceso tan complejo que no se pueden explicar con modelos de servicio tradicional. En lugar de concentrarse en una cronología fija de actividades en cadena, la fase de estructura del servicio se deben orientar hacia el propio sistema de creación de valor. La creación del servicio implica la existencia de parones de cooperación

Tipos de proveedores de servicio

ITIL distingue varios tipos de proveedores del servicio. Aunque la mayor parte de los aspectos de la gestión del servicio son validos para todos los tipos, también hay algunos (como clientes, contratos, competencias, mercados e ingresos) que son distintos para cada tipo.

ITIL define los tres arquetipos siguientes

Tipo I: Proveedores internos de servicios

Tipo II: Unidad de servicios compartidos

Tipo III: Proveedor externo de servicios.

1.5 Evaluación de los servicios de ti

9 PASOS PARA EVALUAR NECESIDADES DE TI

La falta de planificación causa que las empresas no sepan qué TI necesitan, dice Alejandro Floreán; el experto de IDC recomienda cómo las compañías deben evaluar sus necesidades en tecnología.

           

       

       

Con la llegada de un nuevo año, en la vida cotidiana, uno se plantea nuevos objetivos, cambios de hábitos, deseos personales como dejar de fumar, hacer ejercicio, bajar de peso, etcétera. En la mayoría de los casos el incumplimiento de estos objetivos se hace evidente en el segundo o tercer mes del año cuando nos damos cuenta que no hemos realizado ni el 30% de los proyectos que nos propusimos al comienzo. Esto se debe en gran medida a la falta de estructura y estrategia para llevarlos acabo.

Sucede lo mismo en el ámbito empresarial, en relación a los sistemas de información, cuando año tras año se intenta lograr la alineación del negocio con la tecnología. Son muy pocas las empresas que logran concretar éste objetivo y entre los principales motivos de ello se encuentran:

- Una notoria carencia de estructura y objetivos claros y definidos de cómo lograr dicha alineación.

 - Un menor gasto en sistemas de información. Las empresas de América Latina destinan cerca del 1.5% de sus ventas a estos tipos de sistemas, mientras que firmas de otras geografías mundiales con economías avanzadas, este porcentaje puede superar el 3%.

- La forma en que las empresas administran su presupuesto de TI (Tecnología de Información). Aproximadamente el 60% del presupuesto y gasto interno se destina a mantener operaciones lo que ocasiona que proyectos de alto impacto tengan un déficit de recursos para ser llevados a cabo.

Estas causas afectan directamente los procesos de adopción e implementación de nuevas tendencias tecnológicas como los son la virtualización, los servicios cloud y las soluciones móviles entre otras.

Sin minimizar la parte intelectual de la teoría de estrategia tecnológica, los tiempos actuales ofrecen alternativas fuera de los prejuicios empresariales tradicionales por lo que en muchas ocasiones tiene mayor impacto analizar las necesidades y prioridades del negocio desde una perspectiva creativa e innovadora que esté sencillamente ligada al sentido común y práctico del uso de las tecnologías de la información.

Para lograr esto es necesario que las compañías de América Latina hagan una profunda revisión en sus presupuestos de tecnología. Si tan sólo las empresas redujeran un 5% del presupuesto destinado a la operación del departamento de TI y los utilizaran en proyectos de CAPEX asociados a la innovación y transformación de la operación del negocio, seguramente tendrían un impacto multiplicado por un factor de 2X en el retorno de la inversión e impacto económico.

Sin embargo, no alcanza solamente con modificar los hábitos de gastos, sino también es de vital importancia contar con un plan o estrategia que le de sentido y avale dicho cambio. De la misma manera que en el ámbito personal podemos hacer un plan para cumplir con los objetivos propuestos a comienzo de año, sugerimos que las compañías sigan los siguientes consejos para darle sentido a sus inversiones en TI, y/o en su caso puedan potenciar los recursos adicionales para incrementar sus proyectos de CAPEX, debido a la reducción de recursos destinados a la operación:

1. Realizar una enumeración de las necesidades del negocio y priorizarlas tomando como referencia el contexto del mercado y la competencia.

2. Construir escenarios institucionales basados en esas necesidades prioritarias.

3. Buscar la tecnología adecuada para cada escenario institucional y los modelos comerciales para adquirirla. Esto es importante ya que los proveedores de TI ofrecen diversas alternativas de adquisición que se adaptan a las necesidades de cada compañía.

4. Evaluar las oportunidades y fortalezas en materia TI para su compañía. No toda tecnología es apta para su empresa.

5. Identificar los diferentes riesgos tecnológicos y de operación; y ponderarlos de acuerdo al nivel de tolerancia de su empresa.

6. Preguntarse si la tecnología seleccionada le ofrece una ventaja de eficiencia o estratégica para su empresa. De esta manera podrá lograr el cambio cultural deseado.

7. Definir métricas para cuantificar los impactos en el proceso de mejora de su negocio. "Lo que no se puede medir, no se puede mejorar".

8. Evaluar los beneficios en el corto y mediano plazo de la tecnología seleccionada.

9. Determinar la responsabilidad de cada uno de los actores en todo este proceso y preguntarse ¿cómo sé si un proyecto se considera exitoso?

Por: ALEJANDRO FLOREÁN RODRÍGUEZ.